Sla documenten veilig op in een dataroom of vdr

Een vdr of dataroom is voor een bedrijf een goede oplossing als er veel documenten dienen te worden opgeslagen waar je zelf niet voldoende ruimte voor hebt of die je eenvoudig met andere mensen of bedrijven wilt delen.

Hoe werkt een virtual dataroom?

Als je als bedrijf kiest voor een dataroom is het aanbod daarin zeker ruim te noemen. Er zijn tal van bedrijven die een dergelijke dataroom of vdr (virtual dataroom) voor je ter beschikking hebben. Het is daarom zeker wijsheid altijd eerst goed online te kijken wat er allemaal mogelijk is. Een goed voorbeeld van een vdr vind je bij Virtual Vaults. Zij kunnen de vdr in allerlei situaties voor je verzorgen maar zijn gespecialiseerd in overnames en fusies en in projecten waar je met meer bedrijven samen aan werkt.

Permanent of tijdelijk gebruik

Als je kiest voor een virtual dataroom kan dit een permanente of een tijdelijke oplossing zijn. Het verschil zit in het volgende. Bij een permanente dataroom is dit een onderdeel van het totale proces en kun je er continue in en worden de gegevens ook steeds bijgewerkt en gedeeld. Kies je voor een tijdelijke dataroom dan wordt deze intern aangemaakt en kan tijdelijk ook door externe bedrijven gebruikt worden, net zolang als het project loopt en dit nodig is. De gegevens die erin gezet worden kun je met andere bedrijven waar je mee samenwerkt delen zodat zij er ook nut van ondervinden en er gebruik van kunnen maken indien nodig. Op die manier heb je de nodige gegevens snel bij een ander zonder dat je daar zelf een hoop extra moeite voor hoeft te doen.

Veiligheid staat voorop

Nu wil je als bedrijf natuurlijk wel dat alle documenten die je opslaat in een dataroom ook beveiligd zijn en niet zomaar voor iedereen toegankelijk zijn. Ook dit wordt voor je geregeld zodat je er altijd zeker van kunt zijn dat er geen vertrouwelijke informatie weg kan lekken naar personen of bedrijven die daar niks mee te maken hebben. Zo zorgt Virtual Vaults er altijd voor dat er een goede beveiliging op de documenten in de dataroom zit en dat er alleen mensen toegang krijgen waarvan jij dat wilt als eigenaar. Er kan op verschillende manieren voor deze beveiliging gezorgd worden en het bedrijf werkt met een zogenaamd Information Security Management System (ISMS). Dit betekent dat ze een methode gebruiken waarbij er voor gezorgd wordt dat de bedrijfsinformatie die in de dataroom geplaatst wordt altijd beveiligd is. Zeker in het geval van informatie die niet voor ieders ogen bestemd is, is dat een uiterst belangrijk gegeven. Veiligheid is het uitgangspunt en staat dan ook altijd bovenaan.

Makkelijk in het gebruik

Voor het kunnen werken met gegevens in een virtual dataroom hoef je geen ingewikkelde handelingen uit te voeren of diverse cursussen te volgen want het programma is uiterst gebruikersvriendelijk en kan door iedereen geleerd worden zonder al te veel moeite.